В этой статье мы рассмотрим признаки, по которым можно определить необходимость внедрения системы управления ресурсами в вашей компании для лучшего планирования и координации работы команды.

Также вы узнаете, как эффективное программное обеспечение для управления ресурсами может помочь справиться с каждым из указанных ниже вызовов.

Что такое инструмент управления ресурсами?

Программное обеспечение для управления ресурсами помогает лучше планировать работу команды и оценивать результаты. Как следует из названия, оно сосредоточено на управлении персоналом: его доступностью, загрузкой, распределением задач, графиками и т.п. Большинство таких решений включает функции планирования и распределения ресурсов. Более комплексные инструменты, такие как Teamdeck, предлагают также управление графиками, отслеживание времени и контроль отпусков. Хотите попробовать? Зарегистрируйтесь на бесплатную пробную версию.

Основные проблемы, с которыми вы можете столкнуться:

1. Команде тяжело завершать проекты вовремя и в рамках бюджета

Существуют разные причины провала проектов, но грамотное управление ресурсами может существенно повысить шансы на успех. Важно обеспечить правильное распределение ресурсов и убедиться, что нужные специалисты работают над подходящими задачами. Это сложно, особенно при наличии большой команды и широкого портфеля проектов.

Общекорпоративный календарь ресурсов позволяет отслеживать доступность сотрудников и помогает фильтровать их по навыкам, опыту и другим критериям, чтобы подобрать наиболее подходящих людей.

Ещё одна распространённая причина неудач — невозможность отслеживать прогресс. Многие инструменты управления проектами позволяют использовать диаграммы Ганта, но также важно контролировать потраченное рабочее время. Если кто-то тратит на задачу больше времени, чем запланировано, это может сигнализировать о риске задержки всего проекта.

2. Вы не уверены в продуктивности команды и уровне загрузки сотрудников

Правильное распределение ресурсов важно как для здоровья проекта, так и для благополучия сотрудников. Никто не хочет, чтобы команда выгорала. С помощью Teamdeck можно в реальном времени отслеживать переработки и анализировать рабочую нагрузку.

С другой стороны, неэффективное использование ресурсов тоже недопустимо. Сотрудники без задач могут чувствовать неудовлетворённость, а компания — терять деньги. Без централизованного инструмента легко упустить из виду такие случаи. Регулярная оценка использования ресурсов — ключ к удовлетворённости сотрудников и прибыльности бизнеса.

3. Вам сложно оценивать статус проектов до их завершения

Как понять, всё ли идёт по плану? Конечно, можно просто проверять статус задач в таск-менеджере, но мы советуем также сравнивать запланированные и фактически затраченные часы на проект.

Например, в Teamdeck вы можете сравнивать “тёмно-зелёные” (запланированные) и “светло-зелёные” (фактические) временные блоки. Если в какой-то день сотрудники работают вдвое дольше, чем планировалось, это тревожный сигнал. Возможно, клиент внёс неожиданные правки или задача оказалась сложнее. Такие аномалии легко отследить с помощью инструментов мониторинга.

4. Ваша система управления проектами не поддерживает планирование ресурсов

Многие компании используют инструменты управления проектами, но не все они предлагают функциональность по управлению ресурсами. Если ваш PM-инструмент ограничен задачами и стадиями проекта, вам может понадобиться дополнительное программное обеспечение для управления командой.

Хорошая новость: большинство инструментов для управления ресурсами можно интегрировать с другими системами через API или такие платформы, как Zapier.

5. Планирование новых проектов происходит наугад

Часто компании ведут сразу несколько проектов, и без правильного инструмента легко допустить ошибки: задействовать одного и того же человека дважды или столкнуться с конфликтами графиков. Если у вас нет данных о доступности сотрудников, планировать становится сложно. Представьте, вы наняли разработчика, а позже выясняется, что он уходит в двухнедельный отпуск в середине проекта.

Teamdeck, например, позволяет отслеживать не только график, но и отпуска всех сотрудников. Благодаря функции drag-and-drop вы легко можете скорректировать расписание и перераспределить задачи.

6. HR продолжает использовать Excel и бумажные формы для учёта отсутствий

Современные инструменты совмещают планирование с управлением отсутствиями. Это оптимизирует HR-процессы, сокращает количество ошибок и экономит время как сотрудников, так и менеджеров. Без автоматизации вы рискуете получить неточные данные о доступности ресурсов и допустить просчёты в планировании.

С Teamdeck сотрудники могут подать заявку на отпуск в пару кликов, а информация об отсутствии автоматически отображается в календаре ресурсов.

7. Вы не отслеживаете оплачиваемые и неоплачиваемые часы

Для контроля прибыльности проекта важно понимать, сколько времени команда тратит на оплачиваемую и неоплачиваемую работу. После анализа вы можете принять меры для повышения эффективности, например, сократить число собраний.

В Teamdeck можно помечать записи времени как “неоплачиваемые”, а затем формировать отчёты для анализа, расчёта зарплат или выставления счетов клиентам.

Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления ресурсами?

Надеемся, вы убедились, насколько полезным может быть такой инструмент. Теперь осталось выбрать подходящий. Начните с обзора популярных решений: сравните их возможности и стоимость. Хотите узнать больше о Teamdeck? Назначьте звонок с нашей специалисткой по клиентскому опыту Аниелой — она расскажет, как этот инструмент поможет оптимизировать процессы в вашей компании.

Источник: https://teamdeck.io/toolbox/your-company-needs-a-resource-management-tool/

Станьте незаменимым проектным руководителем, присоединяйтесь к нашим международным программам сертификации IPMA и Green Project Management!

24.04.2025