Если вы работаете в области управления проектами, ваша работа не считается завершенной, пока пользователи не останутся довольны результатом. Однако это не всегда так. Согласно данным Harvard Business Review, только 35% проектов по всему миру считаются успешными как со стороны разработчиков, так и со стороны пользователей.

Как знает каждый руководитель проекта, в процессе перехода от точки A к точке B неизбежно что-то пойдет не так. В таком случае вам поможет план исполнения.

План исполнения направляет команду, давая четкие указания по тому, кто, что, когда и как должен выполнить свои задачи. Это особенно важно в проектных работах, связанных с разработкой программного обеспечения, поскольку такие термины как «деплой», «релиз», «go-live» и «реализация» могут быть спутаны, что приведет к путанице и несоответствиям.

Что такое план исполнения? Какова его цель? 

План исполнения — это документ проекта, который четко определяет шаги, которые команды должны предпринять для создания и выполнения результатов проекта.

Если стратегический план или план проекта охватывает общую цель, видение и обоснование проекта, то план исполнения является более детализированным и фокусируется на том, кто, что, когда и как будет выполняться в проекте. Поэтому его иногда называют планом действий проекта.

Но является ли план исполнения просто времязатратным документом, не приносящим пользы? Определенно нет.

Хорошо подготовленный план исполнения предложит вам следующие преимущества:

• Ясность и простота. План исполнения показывает, как двигаться от точки A к точке B. Каждый, кто прочитает план исполнения, должен понять, что происходит. Если этого не происходит, это свидетельствует о том, что план недостаточно детализирован.
• Согласованность проекта. План исполнения является единственным источником информации, который объединяет команду и отвечает на вопросы, кто, что, когда и как должен делать. Это повышает сотрудничество, продуктивность и скорость работы.
• Ответственность команды. Как руководитель проекта, вы должны обеспечить выполнение обязательств членами вашей команды. Точность плана исполнения способствует повышению ответственности, потому что каждый знает, что и когда ему нужно сделать.
• Доверие заинтересованных сторон. Хотя заинтересованные стороны проекта могут не читать подробный план исполнения, его наличие повышает доверие к тому, что команда выполнит необходимые задачи. Таким образом, план исполнения является отличным инструментом для создания доверия и укрепления связи с заинтересованными сторонами.
• Контроль за проектом. Хорошо подготовленный план исполнения также помогает управлять другими аспектами проекта, такими как управление ресурсами, бюджетом и рисками.

8 основных элементов плана исполнения 

План исполнения состоит из нескольких различных элементов. Некоторые из них берутся непосредственно из самого плана (например, список задач), а некоторые — из других проектных документов (например, данные о масштабе проекта, которые можно найти в бизнес-плане или условиях труда).

Независимо от того, откуда они берутся, полноценный план исполнения предоставляет общий обзор проектной среды, детализируя задачи, людей, которые их будут выполнять, и критерии успеха.

Теперь давайте рассмотрим основные элементы плана исполнения более подробно:

• Цели и задачи проекта. Подробная информация о целях и задачах проекта содержится в бизнес-плане. Тем не менее, краткое описание, объясняющее, почему проект существует и чего он должен достичь, должно быть включено в начале вашего плана исполнения.
• Масштаб проекта. Дополнительную информацию о масштабе проекта можно найти в бизнес-плане или условиях труда. Тем не менее, ваш план исполнения должен включать основные элементы масштаба, которые команде нужно будет реализовать. Это поможет команде лучше понять, что именно ей нужно делать.
• Результаты проекта. Вот где план исполнения проявляет свою истинную ценность. Он делит масштаб проекта на конкретные результаты. Например, в проекте по разработке программного обеспечения результатом может быть новая функция или исправление ошибок, в проекте по улучшению процессов — это может быть схема процессов или учебная сессия для пользователей. Это отвечает на вопросы «что» и «как».
• Задачи, сроки и график. После определения результатов проекта нужно выяснить, какие работы необходимы для их создания и реализации. Для этого нужно правильно определить, оценить и спланировать задачи. В итоге вы составите график, который ответит на вопрос «как» и уточнит «когда».
• Роли и обязанности команды. При составлении списка задач необходимо назначить каждую задачу конкретному члену команды. Основа этого — определение ролей и обязанностей каждого члена команды, чтобы каждый знал, что именно он должен делать. Это повышает ответственность и ясность, как уже было сказано.
• Критерии успеха. Возможно, самый часто упускаемый, но важный элемент плана исполнения — это критерии успеха. Они помогают определить, когда задача, результат или элемент масштаба проекта считается завершенным. Это возвращает нас к вопросам «что» и «как». Например, в большинстве программных проектов используется метод определения «готовности», чтобы измерить завершенность работы.
• Подход к рискам. Детали можно взять из плана управления рисками, но в плане исполнения должны быть указаны основные риски и способы их управления. Плохо управляемые риски могут повлиять на ответы на вопросы «кто», «что», «когда» и «как», поэтому важно серьезно подходить к управлению рисками.
• Инструменты и ресурсы. Наконец, хорошей практикой является указание инструментов и ресурсов, необходимых для исполнения. Это касается аспектов «что» и «как» и может предоставить команде руководство по использованию инструментов управления проектом для эффективного исполнения.

Как и в случае с управлением проектами, планы исполнения могут выглядеть по-разному в разных компаниях и у разных руководителей.

Перечисленные выше части являются основными элементами, которые должны быть включены в любой план исполнения, однако вы можете также добавить другие элементы, такие как управление заинтересованными сторонами, управление качеством, управление изменениями и коммуникационные планы.

28.12.2024

Научитесь составлять эффективные и устойчиувые планы реализации проектов: узнайте больше о наших программах сертификации IPMA и Green Project Management.